Учет оплаты за отпуск

Автоматический расчет отпуска - гордость системы «Базис». Однако, бухгалтер также должен уметь оформить и рассчитать отпускные вручную – для выборочной проверки, для учета исключительных случаев и нюансов. В конечном счете именно бухгалтер, а не программа, отвечает за каждую цифру расчета. Поэтому мы предлагаем вам в помощь этот материал.

За два предыдущих года учет отпускных существенно изменился.

В 2002 году вступил в силу Трудовой кодекс РФ (далее ТК РФ). И теперь продолжительность ежегодных основных отпусков рассчитывается не в рабочих днях, а в календарных. Если раньше основной оплачиваемый отпуск составлял 24 рабочих дня, то сейчас он равен 28 календарных дней.

С 24 апреля 2003 года действует новый порядок[1] расчета среднего заработка, а отпуска оплачиваются исходя именно из средней заработной платы.

Рассмотрим учет отпускных применительно к 2004 году.

Право на отпуск

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все работники (ст.21 ТК РФ). При этом не имеет значения ни срок трудового договора, ни продолжительность рабочего дня, ни должность, ни форма оплаты труда. Также не важно, является ли работодатель физическим или юридическим лицом.

За то время, пока работник находится в отпуске, за ним сохраняются должность и средний заработок (ст.114 ТК РФ). Другими словами, администрация предприятия не может уволить сотрудника или перевести его на другую работу.

Право на отпуск имеют и те, кто работает по совместительству.[2]

Момент предоставления отпуска

Оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно. Причем в расчет берут не календарный, а рабочий год. Он определяется с момента поступления человека на работу.

До 1 февраля 2002 года, по КЗоТ РФ, отпуск за первый год предоставлялся только через 11 месяцев непрерывной работы на предприятии. А с 1 февраля 2002 года право на отпуск возникает у нового сотрудника по истечении шести месяцев работы. За второй и последующие годы работы сотрудник может взять отпуск в любое время (с учетом графика отпусков – см ниже главу График отпусков).

Досрочный отпуск

Администрация организации может предоставить отпуск и недавно поступившему сотруднику – до того, как он отработает шесть месяцев. А в некоторых случаях она даже обязана это сделать.

В частности, досрочный отпуск представляется:

- женщине перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;

- несовершеннолетнему сотруднику;

- работнику, усыновившему ребенка, которому еще не исполнилось трех месяцев.

Досрочный отпуск предоставляется также тем работникам, для которых он предусмотрен законодательством. Например, статьей 123 ТК РФ независимо от отработанного времени на предприятии такой он разрешен мужу, чья жена находится в отпуске по беременности и родам.

Статья 332 ТК РФ предусматривает досрочный отпуск для родителя (опекуна или попечителя), если он работает в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а том случае, когда приходится сопровождать своего ребенка в возрасте до восемнадцати лет для поступления в среднее или высшее учебное заведение. При условии, что данное учебное заведение расположено в другом городе.

Кроме того, правом на досрочный отпуск может воспользоваться и работник, который работает по совместительству. Ведь может так случиться, что он уйдет в отпуск по месту своей основной работы, а там, где он трудится по совместительству, дается авансом. Поскольку совместителям ежегодный отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

А как быть, если общая продолжительность отпуска по основной работе окажется больше, чем по совместительству? В этом случае организация, в которой работник является совместителем, по его просьбе может предоставить ему отпуск нужной продолжительности. Та часть отпуска, которая будет превышать положительный срок, делается сотруднику без сохранения заработной платы.

Итак, досрочный отпуск дается как бы авансом. Тем не менее, он должен быть предоставлен в полном размере и полностью оплачен. К ежегодному основному отпуску при этом присоединяются и дополнительные отпуска, конечно же, если работник имеет на них право.

Оформление первичных документов на отпуск

Постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. № 1 (далее – Постановление) предусмотрены следующие унифицированные формы для учета отпусков:

- № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

- № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

- № Т-7 «График отпусков»;

- № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

…………………………………………………………………………………………..

Эти документы должны применять все предприятия любых форм собственности. Исключения составляют бюджетные организации, которые не обязаны составлять форму № Т-60. Для них Инструкцией № 107н «Об утверждении инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» предусмотрена специальная форма. Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении в бюджетных организациях производятся в Записке - расчете о предоставлении отпуска (увольнении) ф.425. Номер и дата Записки-расчета должны соответствовать номеру приказа и дате приказа о предстоящем отпуске.

…………………………………………………………………………………………..

Рассмотрим подробнее оформление этих документов.

Заявление работника

Чтобы уйти в отпуск, работник должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме. Заявление должен подписать руководитель фирмы. Например, заявление на отпуск может выглядеть так:

Ректору НГУ

Диканскому Николаю Сергеевичу

от бухгалтера Афанасьевой Марины Викторовны

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне очередной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней на период с 12 мая по 8 июня 2004 года.

28 апреля 2004 г. Афанасьева /Афанасьева М.В./

Приказ о предоставлении отпуска

На основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска. Если отпуск предоставляется одному сотруднику, то приказ составляют по форме № Т-6, а если нескольким – по форме № Т-6а.

Приказ на отпуск по форме № Т-6 выглядит так:

Унифицированная форма N Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Форма по ОКУД│ 0301005 │

├───────────┤

Новосибирский государственный университет по ОКПО│ 40043015 │

─────────────────────────────────────────────────── └───────────┘

^{наименование
организации}

┌───────────────────┬──────────────────┐

│ Номер документа │ Дата составления │

├───────────────────┼──────────────────┤

Приказ │ 54 │ 11.05.2004 │

(распоряжение) └───────────────────┴──────────────────┘

о предоставлении отпуска работнику

┌───────────────┐

Предоставить отпуск │Табельный номер│

├───────────────┤

Афанасьевой Марине Викторовне │ 25 │

────────────────────────────────────────────┴───────────────┘

^{фамилия,
имя, отчество}

финансовый отдел

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

^{структурное подразделение}

бухгалтер

^{должность (специальность, профессия)}

за период работы с " 12 " июня 2003 г. по " 11 " мая 2004 г.

┌───────┐

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на │ 28 │календарных ней

└───────┘

с "12" мая 2004 г. по "8" июня 2004 г.

и(или)

Б.

_______________________________________________________________

ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать)

┌────────────┐

на │ │ календарных дней

└────────────┘

с " "__________________ 20 г. по " "______________ 20 г.

┌────────────┐

В. Всего отпуск на │ 28 │ календарных дней

└────────────┘

с "12" мая 2004 г. по "8" июня 2004 г.

Руководитель организации ректор Диканский Диканский Н.С.

^{должность личная подпись расшифровка подписи}

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен Афанасьева "11" мая 2004 г.

^{личная
подпись}

На основании приказа делаются отметки:

- в Карточке-справке по форме 417 (для бюджетных организаций) или Личной карточке сотрудника по форме № Т-2 (для других организаций),

- в Лицевом счете (форма № Т-54)

и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск в Записке - расчете о предоставлении отпуска (увольнении) по форме 425 (для бюджетных организаций) или по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (для других организаций).

Эти формы также утверждены тем же Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004, а специальные формы для бюджетных организаций – Инструкцией Минфина № 107н.

График отпусков

Очередной отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной графиком отпусков. Такой график утвержден постановлением Госкомстата.

Этот график должен быть утвержден работодателем. Если в организации есть профсоюз, то график нужно согласовать и с его выборным органом – профкомом. Он должен документально подтвердить согласование выпиской из протокола заседания.

Как составить график отпусков? Можно составить его в произвольной форме. Но можно использовать форму № Т-7 "График отпусков", которая утверждена тем же Постановлением Госкомстата. Причем, организация должна составить и утвердить график отпусков на следующий год не позднее 16 декабря. Но отделу кадров следует заранее собрать заявления всех работников, чтобы узнать, кто и в какое время хочет отдыхать в новом году. Затем уже составляют график отпусков, учитывая все пожелания.

Руководителям, которые за 2 недели до начала календарного года не составили график предоставления отпусков, грозит штраф в размере от 500 до 5000 рублей.

Кроме того, составляя график, необходимо учитывать, что некоторым категориям работников дано право на отпуск в летнее или любое удобное для них время. К таким категориям относятся:

- работники моложе восемнадцати лет;

- женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до двенадцати лет, а также мужчины, воспитывающие таких детей без матери;

- участники и инвалиды Великой Отечественной войны;

- ветераны труда;

- лица, которые официально получили статус пострадавшие от радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС. В частности это те, кто получил или перенес лучевую болезнь и другие заболевания вследствие аварии на Чернобыльской АЭС, а также участники ликвидации последствий этой катастрофы.

С уже утвержденными графиками отпусков необходимо ознакомить всех сотрудников организации. Для этого его нужно вывесить на видное место. Но лучше показать график каждому сотруднику. И если он не против назначенного ему времени отдыха, то пусть закрепит свое согласие подписью. В дальнейшем это позволит вам избежать возможных конфликтов с работником.

А как быть, если между работником и администрацией организации возникли разногласия? Допустим, время начала отпуска, установленное в графике, не устраивает работника. Тогда он может попросить руководство предприятия или уполномоченный профсоюзный орган перенести эту дату. Однако такая возможность есть и у администрации, если она не согласна с датой начала отпуска. Другими словами, обе стороны могут внести изменения в уже утвержденный график, но для этого нужно их взаимное согласие.

О начале отпуска работника нужно известить не позже чем за две недели. В отдельных случаях с сотрудника можно взять расписку о том, что они были своевременно извещены о сроках своего ухода в отпуск. Когда подходит время, руководитель издает приказ, в котором указываются фамилии сотрудников, уходящих в отпуск. Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а другой передают в бухгалтерию. На его основании будут начислены отпускные.

Записка-расчет

Ниже в разделе «Расчет отпускных», приводятся подробно, полно и строго по законодательству соответствующие правила. В этой же главе важно оформление этого расчета в соответствующем первичном документе. Поэтому пока приведем кратко алгоритм расчета отпускных.

Среднедневной заработок при расчете отпускных исчисляется за последние три месяца. При этом учитываются все выплаты сотруднику, предусмотренные системой оплаты труда.

Если расчетный период отработан работником полностью, то сумма начисленной зарплаты делится на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). Такой порядок приведен в статье 139 Трудового кодекса.

На лицевой стороне формы № 425 (для бюджетных организаций) или № Т-60 (для других организаций) указываются общие сведения: период работы, за который предоставляется отпуск, количество дней отпуска, даты его начала и окончания. Сам расчет приводится на оборотной стороне записки. Как ее заполнить, расскажет пример.

Пример. Работник негосударственного образовательного учреждения Комаров уходит в отпуск 1 июня 2004 года на 28 календарных дней. В марте, апреле и мае 2004 года он получал по 20 000 руб. Средний дневной заработок Комарова равен:

(20 000 руб. + 20 000 руб. + 20 000 руб.) : 3 месяца : 29,6 дня = 676 руб.

Сумма отпускных будет равна: 676 руб. х 28 дн. = 18 928 руб.

С отпускных удержан НДФЛ в сумме 2 461 руб. (18 928 руб. х 13%)

Записку-расчет отпускных бухгалтер оформил так:

Оборотная сторона формы N Т-60

Расчет оплаты отпуска

┌────────────────┬─────────────┐ ┌───────────────────────┬───────────┐

│Расчетный период│ Выплаты, │ │ Количество │ Средний │

├───────┬────────┤ учитываемые │ ├───────────┬───────────┤ дневной │

│ год │ месяц │ при │ │календарных│ часов │ (часовой) │

│ │ │ исчислении │ │ дней │расчетного │заработок, │

│ │ │ среднего │ │расчетного │ периода │ руб │

│ │ │ заработка, │ │ периода │ │ │

│ │ │ руб │ │ │ │ │

├───────┼────────┼─────────────┤ ├───────────┼───────────┼───────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ │ 4 │ 5 │ 6 │

│ 2004 │март │ 20000 │ │ │ │ │

├───────┼────────┼─────────────┤ │ 88,8 │ - │ 676 │

│ 2004 │апрель │ 20000 │ │ │ │ │

├───────┼────────┼─────────────┤ │ │ │ │

│ 2004 │май │ 20000 │ │ │ │ │

├───────┼────────┼─────────────┤ │ │ │ │

│ - │ - │ - │ │ │ │ │

├───────┼────────┼─────────────┤ └───────────┴───────────┴───────────┘

│ │ Итого: │ 60000 │

├───────┼────────┼─────────────┤

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Начислено │

├──────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┬──────────┤

│ за __июнь_месяц │ за ________________ месяц │всего, руб│

│ текущий │ будущий │ │

├─────────┬────────────────┬───────┼──────────┬─────────────────┬──────┤ │

│кол-во │сумма отпуск,руб│другие │количество│сумма за отпуск │другие│ │

│ ├────────┬───────┤начис- │календар- ├────────┬────────┤начис-│ │

│календар-│из фонда│ │ ения │ ных дней │из фонда│ │ления │ │

│ных дней │оплаты │ │ │ отпуска │оплаты │ │ │ │

│ отпуска │ труда │ │ │ │ труда │ │ │ │

├─────────┼────────┼───────┼───────┼──────────┼────────┼────────┼──────┼──────────┤

│ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │

│ 28 │ 18928 │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ 18928 │

└─────────┴────────┴───────┴───────┴──────────┴────────┴────────┴──────┴──────────┘

┌───────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────┐

│ Удержано, руб │ Причитается к │

│ │выплате сумма, │

├──────────────┬──────────┬────────┬─────┬─────┬─────┬──────────┤ руб. │

│налог на доход│ │ │ │ │ │ всего │ │

├──────────────┼──────────┼────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼─────────────────┤

│ 16 │ 17 │ 18 │ 19 │ 20 │ 21 │ 22 │ 23 │

│ 2461 │ - │ - │ - │ - │ - │ 2461 │ 16467 │

└──────────────┴──────────┴────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┴─────────────────┘

К выплате сумма Шестнадцать тысяч четыреста шестьдесят семь руб. 00 коп.

прописью

по платежной ведомости (расходному ордеру) N 15 от " 31 " мая 2004 г.

Бухгалтер Шалимова__________ _Шалимова Т.Б.____

личная подпись расшифровка подписи

Часто бывает, что сотрудник перед уходом в отпуск болел или брал отпуск за свой счет. В этом случае расчетный период отработан им не полностью. Как рассчитывать отпускные в подобных ситуациях, Трудовой кодекс ответа не дает. В этом случае нужно руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением правительства от 11 апреля 2003 г. № 213 (далее – Положение).

Например, количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается так (п. 9 Положения):

Количество рабочих дней, приходящихся на отработанное время по 5-дневной рабочей неделе

1,4

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время

Продолжительность отпуска

Отпуска бывают основными и дополнительными. Право на основной оплачиваемый отпуск может рассчитывать лишь тот, кто упомянут в статье 116 Трудового кодекса РФ. Причем если работник имеет право как на основной, так и на дополнительный отпуск, то он может взять эти отпуска вместе. А как в таком случае определить общую продолжительность отпуска? Для этого нужно сложить дни основного и дополнительного отпуска.

Продолжительность основного отпуска – 28 календарных дней. Однако для некоторых работников трудовое законодательство предусматривает более длительные основные отпуска. Например, подростки должны отдыхать 31 календарный день; основной отпуск инвалидов равен 30 календарным дням.

Что же касается дополнительных отпусков, то их продолжительность зависит от причины, по которой они предоставляются. Допустим, человек работает в одном из районов Дальнего Севера. Тогда ему положен дополнительный отпуск продолжительностью 24 календарных дней.

Дополнительный отпуск (в отличие от основного) может быть установлен не только в календарных днях, но и в рабочих.

Итак, к основному отпуску надо прибавить дополнительный. Хорошо, когда и основной и дополнительный отпуск предоставляются в календарных днях. А если основной отпуск установлен в календарных днях, а продолжительность дополнительного – в рабочих? Обратимся к письму Минтруда России от 1 февраля 2002 г. № 625-ВВ. Сначала надо отсчитать нужное количество календарных дней основного отпуска. Как правило, это 28 календарных дней. Затем, начиная с этой даты, нужно отсчитать дни дополнительного отпуска, который предоставлен в рабочих днях. Здесь надо исходить из шестидневной рабочей недели. При этом праздничные дни, приходящиеся на время отдыха, в расчет не включают. Таково требование статьи 120 Трудового кодекса РФ.

Также не включаются в период ежегодного оплачиваемого отпуска дни временной нетрудоспособности. Поэтому, если работник заболел во время отдыха, то его отпуск будет продлен на число календарных дней, когда он был на «больничном» (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

В результате получим дату последнего дня отпуска. Общее число уже календарных дней отпуска и указывают в приказе руководителя.

А как долго работник может находиться в отпуске? С одной стороны, в статье 120 Трудового кодекса РФ говорится, что длительность отпуска не ограничена. С другой стороны, для некоторых работников лимит все же установлен. Например, те, кто работает в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, не могут отдыхать больше шести месяцев за год (ст. 322 Трудового кодекса). Кроме того, максимальная продолжительность отпуска может быть определена федеральными законами, которые регулируют какую-либо профессиональную деятельность.

А установлена ли минимальная продолжительность отпуска? Да, такое ограничение есть. За полный год работы сотрудник должен отдыхать не менее 28 календарных дней. Однако бывает, что работодатель просит сотрудника не уходить в отпуск в этом году, а отгулять его в следующем. Это возможно лишь в исключительных случаях. Например, когда отсутствие специалиста приведет к сбоям в работе организации (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Хотя в год работнику положено, как минимум, 28 дней отпуска, это вовсе не значит, что он должен отгулять их все сразу. Отпуск можно разделить на части. Поступать так позволяет статья 125 Трудового кодекса РФ. В этом случае хотя бы одна из частей отдыха должна быть не менее 14 календарных дней.

Количество же частей, на которые можно разбить отпуск, как и их продолжительность, ничем не ограничено. Разве что часть отпуска не должна быть меньше одного дня – все-таки отпуск предоставляется в днях, а не в часах.

Остается добавить, что дополнительный отпуск можно перенести на следующий год или заменить денежной компенсацией. Для этого работник должен написать соответствующее заявление.

Некоторые виды дополнительных отпусков:

Отпуска за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях

Согласно статье 321 Трудового кодекса РФ, гражданам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним районах, предоставляется дополнительный отпуск. Он предоставляется помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Продолжительность дополнительного отпуска составляет: 24 календарных дня для лиц, работающих на Крайнем Севере, и 16 календарных дней для приравненных местностей. Такой порядок распространяется не только на штатных работников, но и на совместителей. Также это относится и к сотрудникам, работающим вахтовым методом (ст. 302 Трудового кодекса РФ).

А если в прошлом году сотрудник не был в отпуске? В таком случае можно совместить ежегодные оплачиваемые отпуска, но не более чем за два года. Так сказано в статье 322 Трудового кодекса РФ. При этом, общая продолжительность отпуска не должна превышать шести месяцев, включая то время, которое необходимо для проезда к месту проведения отпуска и обратно. Часть, которая превышает полгода, можно присоединить к отпуску на следующий год.

Помимо этого, в статье 325 Трудового кодекса РФ предусмотрено право граждан, работающих на Севере один раз в два года за счет работодателя съездить в отпуск любым видом транспорта, в том числе и личным (кроме такси). Оплачивается дорога к месту проведения отпуска туда и обратно по Российской Федерации. Причем берется кратчайший путь и только к одному пункту назначения. Также предприятие компенсирует расходы на провоз багажа весом до 30 килограммов. Если работник едет в отпуск вместе с неработающими женой или мужем или несовершеннолетними детьми, то организация должна оплатить и их проезд. Данная компенсация выплачивается и тогда, если работник и его семья уезжают в отпуск в разное время.

Компенсируют расходы на оплату проезда к мусту отпуска и на провоз багажа только по основному месту работы. Дорогу работнику оплачивают перед отъездом в отпуск, исходя из примерной стоимости проезда. Вернувшись из отпуска, работник должен предоставить соответствующие документы. На их основании производится окончательный расчет.

Отпуска за работу во вредных и опасных условиях

В соответствии со статьей 117 Трудового кодекса РФ дополнительные отпуска предоставляются и тем, кто трудится во вредных или опасных условиях. Вредными, например, считаются работы в зонах радиоактивного заражения, подземные и открытые горные работы и т.д.

Перечни вредных работ должны быть утверждены Правительством РФ. Но пока их нет, следует руководствоваться Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (далее – Список). Этот документ утвержден постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г. № 273/П-20.

Продолжительность дополнительных отпусков для работников, которые упомянуты в Списке, составляет от 6 до 36 рабочих дней (в зависимости от профессии, занимаемой должности и т.п.).

Но многие работы не вошли в данный Список.[3] Между тем, администрация организации может посчитать их профессиями с вредными условиями труда. В этом случае она вправе самостоятельно предусмотреть дополнительный отпуск для сотрудников, выполняющих эти работы (ст. 116 Трудового кодекса РФ). Для этого надо провести специальную аттестацию рабочих мест данных сотрудников. Аттестацию проводит специальная комиссия, которая создается по приказу руководителя организации. Комиссия устанавливает, насколько вредны условия труда работника. Порядок, продолжительность дополнительного отпуска администрация предприятия должна зафиксировать в трудовом или в коллективном договоре.

Определяя продолжительность отпуска за работу во вредных условиях, бухгалтер должен учитывать трудовой стаж сотрудника. Здесь имеется в виду только то время, которое сотрудник, собственно, проработал во вредных условиях. Необходимо также пересчитать дополнительные дни отпуска из рабочих - в календарные.

Отпуска за ненормированный рабочий день

Статья 101 Трудового кодекса РФ разрешает устанавливать для некоторых сотрудников ненормированный рабочий день. Как правило, ненормированный рабочий день бывает у руководителей, технического и хозяйственного персонала. Перечень должностей с ненормированным рабочим днем закрепляется в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка.

Сотрудникам с ненормированным рабочим днем полагается ежегодный дополнительный отпуск. Сколько он длится, также должно быть установлено коллективным договором. Однако такой отпуск не может быть меньше трех календарных дней. Таково требование статьи 119 Трудового кодекса РФ.

Но, случается, что предприятие не может позволить себе предоставлять сотрудникам дополнительный отдых. Даже тем, у кого ненормированный рабочий день. В этом случае работу в то время, когда остальные сотрудники отдыхают, считают сверхурочной[4]. Однако сотрудник должен дать на это свое письменное согласие.

Напомним, что нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Если сотрудник отработал больше, то ему полагается доплата. Как ее выплачивать, сказано в статье 152 Трудового кодекса РФ: за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Пример. В ГОУ должность главного бухгалтера входит в список работников, которым установлен ненормированный рабочий день. В соответствии с коллективным договором главному бухгалтеру полагается 7 календарных дней дополнительного отпуска.

Отпуска за стаж работы

Для некоторых категорий работников дополнительные отпуска предусмотрены федеральными законами, которые регулируют их профессиональную деятельность. Обычно, эти законы устанавливают такие отпуска за многолетний стаж работы. Право на дополнительный отпуск за выслугу лет имеют судьи, педагоги, таможенники, работники легкой промышленности и лесного хозяйства.

Отпуска за особый характер работы

Такое основание для дополнительного отпуска ввела статья 118 Трудового кодекса РФ. Однако в трудовом законодательстве пока нет разъяснений, что следует считать работой с особым характером. Кроме того, еще не утверждены ни перечень работников, которым устанавливается дополнительный отпуск за такую работу, ни минимальная продолжительность этого отпуска. Вероятно, скоро Правительство РФ выпустит нормативный акт, в котором все это будет разъяснено.

Расчет отпускных

Общие правила

Во время отпуска за сотрудником сохраняется средний заработок. Как его определить? Об этом сказано в статье 139 Трудового кодекса РФ, а также в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработанной платы (далее – Положение), которое утверждено постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213. Сначала надо сложить выплаты, которые были начислены сотруднику за последние три месяца (это так называемый расчетный период). Перечень таких выплат приведен в пункте 2 Положения. Согласно ему, в расчет бухгалтер должен включить:

- заработную плату сотрудника, которая начислена по тарифным ставкам или по сдельным расценкам;

- заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

- заработная плата, выданная в неденежной форме;

- денежное вознаграждение, начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности;

- начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

- заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх уменьшенной годовой учебной нагрузки (учитывается в размере одной десятой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);

- разница в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность) с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы (должности);

- заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении календарного года, обусловленная системой оплаты труда (учитывается в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);

- надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг), выслугу лет (стаж работы), особые условия государственной службы, ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, руководство бригадой;

- выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

- премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет;

- другие предусмотренные системой оплаты труда виды выплат.

Однако это лишь примерный перечень выплат, которые следует учесть при расчете среднего заработка. Это значит, что если в перечне не упомянута какая-либо выплата, то из этого вовсе не следует, что ее нельзя учесть при расчете среднего заработка. Чтобы понять какие выплаты включать в расчет, а какие нет, нужно обратить внимание вот на что. В статье 139 Трудового кодекса РФ установлено, что средний заработок рассчитывается исходя из всех выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда, применяемой на предприятии. Получается, что если, скажем, компенсация связана с оплатой труда и начисляется она в соответствии с коллективным (трудовым) договором или положением об оплате труда, то ее можно включить в расчет среднего заработка. Если эти условия не соблюдены, то и в расчет такая выплата не включается.

Итак, мы сложили зарплату сотрудника за последние три месяца. Далее полученную сумму надо разделить на три и на среднемесячное число календарных дней. Согласно статье 139 Трудового кодекса РФ оно равно 29,6. Результатом этих действий будет среднедневной заработок. И уже его умножают на число дней отпуска.

Хорошо, если сотрудник не пропустил ни одного дня. Но это маловероятно. Ведь работник в это время мог ездить в командировки или, скажем, болеть. Вся сложность здесь состоит в том, как определить количество дней, которое необходимо взять в расчет среднедневного заработка. Если отпуск предоставляется в календарных днях, то надо поступать так. Среднемесячное число календарных дней, то есть 29,6, умножаем на количество тех месяцев, которые отработаны полностью. Затем прибавляем количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью. Как определить данную величину, сказано в пункте 9 Положения. Для этого нужно установить, сколько дней фактически отработал по графику пятидневной недели. А результат умножить на коэффициент 1,4.

Пример расчета отпускных, если отпуск предоставлен в календарных днях.

С 5 мая 2004 года Тереньтеву С.Н. предоставлен отпуск на 28 календарных дней. Таким образом, расчетный период – с 1 февраля до 1 мая 2004 года. Февраль Тереньтев С.Н. отработал полностью, с 10 по 17 марта он болел, а 14, 15 и 16 апреля был в командировке.

Следовательно, в марте 2004 года Тереньтев С.Н. отработал 15 дней, это 21 календарный день (15 дн. х 1,4). А в апреле – 19 дней, или 26,6 календарного дня (19 дн. х 1,4).

За этот период Тереньтеву С.Н. начислена заработная плата, равная 9800 руб. Больничные и зарплата за время командировки не учитываются.

Среднедневной заработок Тереньтева С.Н. составил:

9800 руб. : (29,6 дн. + 21 дн. + 26,6 дн.) = 126 руб. 94 коп.

А отпускные Тереньтева С.Н. таковы:

126 руб. 94 коп. х 28 дн. = 3554 руб. 32 коп.

Если же отпуск предоставляется в рабочих днях, то бухгалтер должен сделать следующие расчеты. Начисленную сотруднику зарплату надо разделить на количество рабочих дней по графику 6-дневной недели. А если какой-либо месяц отработан не полностью? Тогда, чтобы найти число рабочих дней в этом периоде, нужно количество дней по графику 5-дневной недели умножить на коэффициент 1,2.

Пример расчета отпускных, если отпуск предоставлен в рабочих днях.

Воспользуемся условиями предыдущего примера, но несколько изменим их. Допустим, что Тереньтеву С.Н. положен еще и дополнительный отпуск в размере 12 рабочих дней.

Получается следующее. Февраль 2004 года Тереньтев С.Н. отработал полностью, то есть по графику 6-дневной недели 23 дня. В марте он трудился 15 дней, или 18 дней (15 дн. х 1,2), исходя из 6-дневной рабочей недели. Что касается апреля, то в этом месяце Тереньтев С.Н. отработал 19 дней, или в пересчете на 6-дневную неделю 22,8 дня (19 дн. х 1,2).

Среднедневной заработок Тереньтева С.Н. равен:

9800 руб. : (23 дн. + 18 дн. + 22,8 дн.) = 153 руб. 61 коп.

А за дополнительный отпуск Тереньтеву С.Н. начислили:

153 руб. 61 коп. х 12 дн. = 1843 руб. 32 коп.

Еще одна особенность, на которую следует обратить внимание бухгалтеру: это расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени. В этом случае средний заработок определяется исходя из среднечасовой зарплаты. Ее же, в свою очередь, можно получить, разделив начисленную за расчетный период зарплату на количество отработанных часов.

Затем среднечасовой заработок нужно умножить на количество рабочих часов в неделе. А уже результат умножают на число календарных недель, приходящихся на отпуск.

Корректировка отпускных при изменении зарплаты

Когда это происходит в течение расчетного периода, бухгалтер должен пересчитать те суммы, которые начислены за период, предшествующий данным изменениям. Для этого надо рассчитать соответствующие коэффициенты. Их получают, разделив новые оклады или тарифы на старые оклады или тарифы.

Затем, суммы, начисленные в каждом месяце расчетного периода, с учетом всех надбавок и премий, надо умножить на соответствующий коэффициент.

То же надо сделать и когда оклады повысили после расчетного периода, но до того дня, когда работник, допустим, ушел в отпуск. Однако в этом случае не следует умножать на коэффициент каждый месяц по отдельности. Можно просто взять средний заработок и его умножить на соответствующий коэффициент.

А если оклады поменяли во время отпуска, вынужденного прогула и т.п.? В этом случае надо пересчитывать ту часть среднего заработка, которая приходится на период с момента повышения окладов до конца отпуска или прогула.

Так, если сотрудник идет в отпуск в июле, а с мая его оклад повысили с 5 до 6 тысяч рублей, то апрельский заработок нужно увеличить в 1,2 раза (6000руб. : 5000 руб.).

Пример.

Работник ГОУ Павлов уходит в отпуск 1 июня 2004 года на 28 календарных дней. Месячный оклад работника с января по март 2004 года был равен 15 000 руб. С апреля ему установлен оклад в размере 18 000 руб. В расчетный период для определения отпускных вошли три месяца: март, апрель и май.

Для расчета отпускных зарплата работника за март должна быть увеличена в 1,2 раза (18 000 руб. : 15 000 руб.).

Апрель и май отработаны Павловым полностью, а в марте он проболел с 15-го по 19-е число включительно, то есть пять рабочих дней. Всего в марте 22 рабочих дня. Таким образом, на отработанное время приходится 17 рабочих дней (22 – 5).

Заработок работника за март для оплаты отпускных:

15 000 руб. х 1,2 : 22 дн. х 17 дн. = 13 909 руб.

Продолжительность расчетного периода для исчисления отпуска:

17 дн. х 1,4 + 29,6 дн. х 2 мес. = 83 дн.

Общая сумма начислений за расчетный период составила:

13 909 руб. + 18 000 руб. + 18 000 руб. = 49 909 руб.

Средний дневной заработок Павлова для определения отпуска:

49 909 руб. : 83 дн. = 601 руб.

Размер отпускных составит:

601 руб. х 28 дн. = 16 828 руб.

……………………………………………………………………………………….…

Выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска. На это указано в статье 136 Трудового кодекса.

Налогообложение отпускных

Итак, организация выплатила своим работникам отпускные. Рассмотрим, какие при этом налоги она должна заплатить.

Единый социальный налог

На суммы, которые организация выплачивает своим сотрудникам, она обязана начислить единый социальный налог (ст. 236 Налогового кодекса РФ). Это в полной мере относится и к отпускным. Это же относится и к взносам на обязательное пенсионное страхование (ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). Облагаются отпускные и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве.

Налог на доходы физических лиц

Отпускные включаются в совокупный доход работника. Следовательно, с этих сумм бухгалтер должен удержать налог на доходы физических лиц.

[1] Новый порядок утвержден постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213.

[2] Согласно ст. 286 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск совместители получают в то же время, что и на своей основной работе.

[3] Например, совершенно очевидно, что постоянная работа за компьютером очень вредна. Смело можно утверждать, что работа бухгалтеров ГОУ – вредная.

[4] См нашу методичку «Оплата сверхурочных работ»